Vantaan Lentopallo ry jäsen- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste
Laatimispäivä: 7.3.2018
1. Rekisterinpitäjä
Vantaan Lentopallo ry, 0702152-5

1. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot
   Pekka Kaipainen pekkaj.kaipainen@kolumbus.fi
2. Rekisterin nimi
   Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
   Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta Vantaan Lentopallo ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:
   ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
   jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet
   harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
   toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi.
   Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. joukkueen johtaja, ohjaaja, valmentaja, tiedottaja) osalta Vantaan Lentopallo ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.
   Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai Vantaan Lentopallo ry:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on Vantaan Lentopallo ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.
4. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät
   Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:
   Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
   Alaikäisen jäsenen osalta - Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen
   Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
   Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
   Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
   Syntymävuosi
   Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot
5. Säännönmukaiset tietolähteet
   Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Vantaan Lentopallo ry:lle.
6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
   Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
   Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.
7. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika
   Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.
   Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.
   Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään 6 kuukautta jäsenyyden lakkaamisesta
   Muutoin henkilötietoja päivitetään.
   myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu.
   myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.
8. Rekisteröidyn oikeudet
   Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.
   Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.
   Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.